Bài này hướng dẫn Owner hoặc Receptionist thực hiện thao tác đóng ca cuối ngày trên ABC POS, bao gồm nhập số tiền mặt cuối ngày, thực hiện Batch Settle and Close Day để kết thúc ngày hoạt động.

Sau khi hoàn tất, hệ thống sẽ:

• Đóng batch giao dịch trong ngày.
• Ghi nhận dữ liệu doanh thu cuối ngày.
• Tạo báo cáo Batch Report.
• Chuyển hệ thống về trạng thái Open Day để bắt đầu ngày hoạt động mới.

Before You Begin

Anh chị cần:

• Đảm bảo các giao dịch trong ngày đã được hoàn tất.
• Kiểm tra các ticket chưa thanh toán trước khi đóng máy.
• Có quyền truy cập chức năng Settle bằng passcode Owner/Manager.
• Chuẩn bị số tiền Cash thực tế hiện có trong máy.

Bước 1: Truy cập vào Function Settle

Trước khi thực hiện đóng ca cuối ngày, Owner hoặc Receptionist cần truy cập vào chức năng Settle để tiến hành kiểm tra và đóng máy.

Thao tác:

1. Tại màn hình chính ABC POS: Có thể sử dụng Simple View hoặc Expert View.
2. Click vào Menu bar.

1. Chọn chức năng Settle.

1. Nhập Owner hoặc Manager Passcode để truy cập chức năng đóng máy cuối ngày.

Result: Hệ thống mở giao diện Settle, cho phép thực hiện các thao tác:

• Kiểm tra Cash cuối ngày.
• Batch Settle.
• Close Day.

Bước 2: Nhập số tiền mặt thu được trong ngày (Cash)

Owner/Receptionist cần kiểm tra và nhập số tiền mặt thực tế đang có trong máy.

Thao tác:

1. Tại giao diện Settle, chọn Cash.
2. Hệ thống sẽ yêu cầu nhập số tiền mặt thu được trong ngày.

1. Nhập số tiền Cash thực tế đang có trong máy.
2. Kiểm tra lại số tiền đã nhập và xác nhận.

Result: Hệ thống sẽ so sánh số tiền Cash thực tế đã nhập với số tiền Cash Expect được tính toán từ các giao dịch trong ngày.

⚠️ Lưu ý:

• Nếu tiệm có thực hiện Cash In trong ngày, cần Cash Out trước khi đóng máy để đảm bảo số tiền Cash Expect được tính chính xác.

Bước 3: Thực hiện Batch Settle

Sau khi hoàn tất kiểm tra Cash, thực hiện đóng batch giao dịch trong ngày.

Thao tác:

1. Chọn Batch Settle.
2. Hệ thống sẽ tiến hành close batch và tổng hợp thông tin giao dịch trong ngày.

1. Kiểm tra thông tin tiền thu được trong ngày tại phần Cash Expect.
2. Nếu tiệm có nhiều máy POS/station: Kiểm tra trạng thái batch của từng station được hiển thị bên dưới.

Result:

• Batch hiện tại được đóng thành công.
• Thông tin giao dịch trong ngày được cập nhật vào hệ thống.

Bước 4: Kết thúc ngày hoạt động (Close Day)

Sau khi Batch Settle hoàn tất, thực hiện đóng ngày làm việc.

Thao tác:

1. Chọn Close Day.
2. Xác nhận thao tác đóng ngày nếu hệ thống yêu cầu.
3. Chờ hệ thống hoàn tất quá trình xử lý.

Result:

• POS kết thúc ngày hoạt động hiện tại và in ra batch report.
• Hệ thống tự restart lại màn hình Open Day.
• Dữ liệu ngày làm việc được ghi nhận trong Batch Report.
• Report có thể được gửi về email tiệm nếu email đã được setup trong POS.

Important Notes ⚠️

• Cần kiểm tra toàn bộ ticket đã thanh toán hoàn tất trước khi thực hiện Close Day.
• Không thực hiện đóng máy khi còn transaction chưa hoàn tất.
• Nếu có Cash In trong ngày, cần thực hiện Cash Out trước khi đóng máy.
• Kiểm tra lại số tiền Cash nhập vào trước khi xác nhận để tránh sai lệch.
• Nếu tiệm có nhiều station, cần kiểm tra trạng thái batch của từng máy trước khi hoàn tất đóng ca.

Troubleshooting