Bài này hướng dẫn Owner hoặc Receptionist cách tìm kiếm và gắn thông tin khách hàng vào Ticket trong quá trình Checkout trên ABC SALON System.

Sau khi gắn thông tin khách hàng:

• Ticket sẽ được liên kết với Customer Profile.
• Hệ thống lưu lại lịch sử dịch vụ khách hàng đã sử dụng tại tiệm.
• Owner có thể theo dõi lại lịch sử giao dịch của khách hàng trong tương lai.

Before You Begin

Anh/chị cần:

• Có quyền truy cập giao diện Checkout.
• Customer đã có thông tin trong hệ thống hoặc đang được Check In trong ngày hiện tại.

Bước 1: Tạo Ticket và truy cập Checkout

Tại màn hình chính ABC POS – trong giao diện Simple View hoặc Expert View:

1. Click vào tên Staff thực hiện dịch vụ (đối với giao diện Simple View) 

hoặc Click vào nút Pay ở tên của người Staff thực hiện dịch vụ (đối với giao diện Expert View).

1. Add Service vào Ticket.

Result: Ticket được tạo và sẵn sàng để gắn thông tin khách hàng trước khi thanh toán.

Bước 2: Tìm kiếm Customer Information

Tại giao diện Checkout:

1. Tìm cột Customer Search ở phía bên phải màn hình.

1. Click vào chức năng Search để tìm kiếm khách hàng.

Result: Hệ thống hiển thị giao diện tìm kiếm khách hàng để gắn vào Ticket.

Bước 3: Tìm khách hàng bằng số điện thoại

Trong giao diện tìm kiếm:

1. Nhập 4 số cuối của số điện thoại khách hàng.
2. Hệ thống thực hiện tìm kiếm thông tin khách hàng.

Điều kiện để tìm thấy khách hàng:

• Tên khách hàng (Customer Name) và số điện thoại khách hàng (Phone Number) đã được lưu trong POS.

Trường hợp 1: Tìm thấy khách hàng

Nếu thông tin khách hàng đã được lưu trong POS, hệ thống sẽ xử lý theo 2 trường hợp:

Trường hợp 1.1: Khách hàng cần tìm kiếm không bị trùng 4 số cuối điện thoại với những khách hàng khác

Nếu khách hàng tìm kiếm không bị trùng 4 số cuối điện thoại (Last 4 Phone Number) với bất kỳ khách hàng nào khác trong hệ thống:

→ Hệ thống sẽ tự động xác nhận khách hàng đó và gắn thông tin khách hàng vào Ticket đang Checkout.

Result: Thông tin Customer được tự động thêm vào Ticket Checkout.

Trường hợp 1.2: Có nhiều khách hàng trùng 4 số cuối điện thoại

Nếu có nhiều khách hàng có cùng 4 số cuối điện thoại (Last 4 Phone Number):

1. Hệ thống hiển thị danh sách các khách hàng có cùng 4 số cuối điện thoại.
2. Kiểm tra thông tin khách hàng được hiển thị:
   • Customer Name.
   • Phone Number.

1. Chọn đúng khách hàng cần thêm.
2. Hệ thống gắn thông tin khách hàng vào Ticket đang Checkout.

Result: Thông tin Customer được thêm vào Ticket Checkout theo đúng thông tin mà Anh/Chị đã lựa chọn.

⚠️ Lưu ý:

• Việc tìm kiếm bằng Last 4 Phone Number yêu cầu khách hàng đã được lưu thông tin trong POS.
• Khi có nhiều khách hàng trùng số điện thoại, cần kiểm tra kỹ thông tin trước khi chọn để tránh gắn nhầm Customer vào Ticket.

Trường hợp 2: Không tìm thấy khách hàng

Nếu khách hàng chưa có thông tin được lưu trong POS:

Result: Hệ thống sẽ thông báo lỗi “Can’t find customer”.

Anh/chị cần kiểm tra lại:

• Số điện thoại đã nhập.
• Khách hàng đã được tạo trong hệ thống chưa.

Bước 4: Chọn khách hàng từ danh sách Check In

Ngoài cách tìm kiếm bằng số điện thoại, anh/chị có thể chọn trực tiếp khách hàng trong danh sách khách đã Check In.

Thao tác:

1. Kiểm tra danh sách khách hàng đã Check In trong ngày hiện tại.

1. Chọn đúng khách hàng cần gắn vào Ticket.

Result: Thông tin khách hàng được thêm vào Ticket Checkout.

Bước 5: Hoàn tất Checkout và lưu lịch sử khách hàng

Sau khi đã gắn thông tin khách hàng:

1. Kiểm tra lại Customer Information trên Ticket.
2. Chọn phương thức thanh toán:
   • Cash.
   • Card.
   • Other

1. Hoàn tất thanh toán.
2. In Receipt nếu cần.

Result: Ticket được hoàn tất và hệ thống lưu lại lịch sử khách hàng, bao gồm:

• Khách hàng đã sử dụng Service nào.
• Ngày giao dịch.
• Thông tin thanh toán liên quan.

Lịch sử này giúp tiệm dễ dàng theo dõi và chăm sóc khách hàng trong những lần sử dụng dịch vụ tiếp theo, Anh/Chị có thể kiểm tra trong function Customer ở ngoài màn hình chính.

Important Notes ⚠️

• Nên gắn Customer Information trước khi hoàn tất thanh toán để lưu đúng lịch sử sử dụng dịch vụ và thanh toán của khách hàng ở tiệm.
• Search Customer chỉ tìm được khách hàng khi:
  • Customer Name đã được tạo trong POS.
  • Phone Number đã được lưu trong POS.
• Có thể chọn khách hàng trực tiếp từ danh sách Check In trong ngày hiện tại.
• Sau khi Ticket hoàn tất, thông tin Service khách đã sử dụng sẽ được lưu vào Customer History.

Troubleshooting