Tính năng Appointment Setting cho phép chủ tiệm kiểm soát số lượng khách đặt lịch thông qua Online Booking.

Chủ tiệm có thể thiết lập các giới hạn để đảm bảo số lượng khách đặt lịch phù hợp với:

• Số lượng nhân viên đang làm việc.
• Khả năng phục vụ của tiệm trong từng khung giờ.
• Lượng khách thực tế trong ngày.

Việc thiết lập giới hạn lịch hẹn giúp giảm tình trạng:

• Khách đặt quá nhiều trong cùng một thời điểm.
• Không đủ thợ phục vụ khách.
• Nhân viên bị quá tải vào giờ cao điểm.

Sau khi hoàn tất thiết lập, hệ thống sẽ tự động áp dụng các giới hạn này trên trang Online Booking của tiệm.

Before You Begin

Trước khi thiết lập, anh/chị cần:

• Có Owner hoặc Manager Passcode.
• Có quyền truy cập chức năng Setup.
• Tiệm đã sử dụng chức năng Online Booking.

Bước 1: Truy cập Appointment Setting

Tại giao diện Simple View hoặc Expert View:

1. Chọn Menu Bar.
2. Chọn Setup.
3. Nhập Owner/Manager Passcode.

Result:

Hệ thống mở giao diện Setup.

Bước 2: Mở chức năng Appointment

Trong giao diện Setup:

1. Chọn tab Appointment.

Tại đây, anh/chị có thể thiết lập:

[SCREENSHOT: Appointment Setting]

Bước 3: Thiết lập thời gian đặt lịch tối thiểu (No Appointment Within _ Hours)

Mục đích

Chức năng này cho phép tiệm quy định khách hàng phải đặt lịch trước tối thiểu bao nhiêu tiếng.

Tính năng này giúp hạn chế trường hợp khách đặt lịch quá sát giờ, khiến tiệm không có đủ thời gian chuẩn bị.

Cách thiết lập

1. Nhập số giờ tại mục: No Appointment Within __ Hours

Ví dụ: Thiết lập:No Appointment Within 2 Hours

Khi đó:

• Khách hàng không thể đặt lịch trong vòng 2 tiếng trước giờ hẹn.
• Lịch gần nhất khách có thể đặt phải cách thời gian hiện tại ít nhất 2 tiếng.

Result:

Online Booking chỉ cho phép khách đặt lịch theo khoảng thời gian đã được tiệm thiết lập.

Bước 4: Giới hạn số lượng khách trong từng giờ (Max Appts / Hour)

Mục đích

Cho phép chủ tiệm giới hạn số lượng appointment tối đa trong mỗi giờ.

Tính năng này giúp tiệm kiểm soát lượng khách theo khả năng phục vụ thực tế.

Cách thiết lập

1. Nhập số lượng appointment tối đa cho từng ngày trong tuần.

Ví dụ:

Ví dụ vận hành:

• Ngày thường có nhiều nhân viên:
  → Có thể nhận nhiều appointment hơn.
• Cuối tuần ít nhân viên:
  → Giảm số lượng appointment để đảm bảo chất lượng phục vụ.

Result:

Hệ thống tự động giới hạn số lượng khách có thể đặt trong cùng một khung giờ.

Bước 5: Thiết lập mốc thời gian đặt lịch (Disable Minute)

Mục đích

Chức năng Disable Minute cho phép tiệm ẩn những mốc phút không muốn khách lựa chọn khi đặt lịch online.

Mặc định Online Booking hiển thị các mốc:

• :00
• :15
• :30
• :45

Ví dụ:

Khách có thể chọn:

• 09:00 AM
• 09:15 AM
• 09:30 AM
• 09:45 AM

Cách thiết lập

1. Tick vào mốc phút muốn ẩn:

• 15
• 30
• 45

Ví dụ:

Tiệm chỉ muốn nhận lịch vào phút 00 và 30:

Bật:

✅ Disable 15
✅ Disable 45

Kết quả:

Khách chỉ thấy:

• 09:00 AM
• 09:30 AM

Result:

Online Booking chỉ hiển thị những mốc thời gian phù hợp với cách quản lý lịch của tiệm.

Bước 6: Cho phép lịch hẹn chồng thời gian (Overlap Accept (mins))

Mục đích

Cho phép hệ thống nhận thêm appointment mới khi lịch hẹn có một phần thời gian bị trùng.

Tính năng này phù hợp với tiệm:

• Có nhiều staff.
• Có dịch vụ ngắn.
• Muốn tối ưu số lượng khách trong ngày.

Cách thiết lập

1. Nhập số phút cho phép overlap.

Ví dụ:

Overlap Accept = 15 minutes

Appointment:

• Khách A: 1:00 PM – 2:15 PM
• Khách B: 2:00 PM

Hệ thống vẫn cho phép nhận lịch vì thời gian overlap nằm trong giới hạn 15 phút.

Result:

Hệ thống cho phép đặt lịch chồng nhau trong phạm vi thời gian đã thiết lập.

Bước 7: Hạn chế khách trong Blacklist (No Blacklist Booking)

Mục đích

Khi bật No Blacklist Booking, khách hàng nằm trong danh sách Blacklist vẫn có thể đặt lịch nhưng sẽ không nhận được SMS xác nhận đặt lịch thành công từ tiệm.

Bước 8: Tắt lựa chọn Everyone (Disable Everyone Booking)

Mục đích

Dùng khi tiệm muốn khách hàng bắt buộc chọn một staff cụ thể khi đặt lịch.

Cách thiết lập

1. Tick: Disable Everyone Booking

Result:

Trên Online Booking:

• Customer không thể chọn Everyone.
• Customer chỉ có thể chọn staff cụ thể.

Bước 9: Kiểm soát giữ lịch của Staff (Block Assign)

Mục đích

Kiểm soát cách hệ thống khóa lịch staff sau khi Owner assign appointment.

Khi bật Block Assign

Sau khi:

• Customer đặt lịch online.
• Owner assign appointment cho staff.

Hệ thống sẽ:

• Khóa thời gian đó của staff.
• Không cho khách khác đặt vào cùng khoảng thời gian.

Khi tắt Block Assign

Hệ thống chỉ khóa lịch khi:

• Customer yêu cầu đúng staff đó khi đặt lịch.

Nếu appointment được assign sau đó:

• Lịch staff vẫn có thể available.

Result:

Tiệm có thể lựa chọn cách quản lý lịch staff phù hợp với quy trình vận hành.

Bước 10: Cập nhật lên Online Booking

Sau khi hoàn tất tất cả thiết lập:

1. Click: Update To Online Booking

Result:

Các thay đổi được đồng bộ lên trang Online Booking.

Chủ tiệm nên kiểm tra lại bằng cách:

• Mở trang booking online.
• Thử tạo một lịch hẹn mới.
• Kiểm tra giới hạn đã hoạt động đúng.

Bước 11: Thoát Appointment Setting

Sau khi hoàn tất:

• Click nút X.

Result:

Hệ thống quay lại giao diện:

• Simple View.
• Expert View.

Important Notes ⚠️

• Sau mỗi lần thay đổi cần click Update To Online Booking.
• No Appointment Within giúp tránh khách đặt lịch quá sát giờ.
• Max Appts / Hour giúp kiểm soát số lượng khách trong từng khung giờ của từng ngày trong tuần.
• Disable Minute chỉ thay đổi mốc thời gian khách nhìn thấy trên booking.
• Block Assign cần thiết lập phù hợp với cách quản lý lịch của từng tiệm.

Troubleshooting