Bài này hướng dẫn Owner hoặc Receptionist cách thiết lập chức năng gửi SMS Confirm Booking cho các lịch hẹn được tạo từ Booking Online trên ABC SALON System.

Sau khi thiết lập, hệ thống sẽ cho phép:

• Gửi SMS xác nhận khi khách đặt lịch hẹn Online.
• Tự động gửi SMS Confirm ngay sau khi khách hoàn tất đặt lịch.
• Hoặc cho phép tiệm kiểm tra và xác nhận lịch hẹn trước khi gửi SMS cho khách.

Before You Begin

Anh/chị cần:

• Có quyền truy cập Setup bằng Owner/Manager Passcode.
• Booking Online đã được kích hoạt.
• Tiệm còn đủ SMS Balance để gửi tin nhắn xác nhận.

Phần 1: Bật chức năng gửi SMS Confirm Booking

Bước 1: Truy cập Appointment Setup

Tại màn hình Simple View hoặc Expert View:

1. Chọn Menu Bar.

1. Chọn Setup.

1. Nhập Owner hoặc Manager Passcode.

1. Chọn tab Appointment.

Result: Hệ thống hiển thị các tùy chọn liên quan đến Appointment và Booking Online.

Bước 2: Bật Send Appointment Confirmation

Trong tab Appointment:

1. Tìm tùy chọn Send Appointment Confirmation.
2. Tick vào ô Send Appointment Confirmation.

Chức năng này cho phép hệ thống gửi SMS xác nhận cho khách khi có lịch hẹn được tạo từ Booking Online và Booking trên POS.

Result: Hệ thống đã bật chức năng gửi SMS Confirm Booking.

Phần 2: Thiết lập tự động gửi SMS Confirm

Sau khi bật Send Appointment Confirmation, tiệm có thể lựa chọn cách gửi SMS Confirm cho Appointment Booking Online.

Option 1: Auto Confirm Appointment

Tick vào: Auto Confirm Appointment

Khi bật tùy chọn này:

→ Hệ thống sẽ tự động xác nhận lịch hẹn và gửi SMS Confirm ngay sau khi khách hoàn tất thao tác đặt lịch trên Booking Online.

Quy trình:

1. Khách truy cập Booking Online.
2. Chọn Service, Staff, thời gian hẹn.
3. Hoàn tất thao tác đặt lịch.
4. Hệ thống tự động Confirm Appointment.
5. SMS Confirm được gửi đến khách hàng.

Result: Khách nhận được SMS xác nhận ngay sau khi đặt lịch Online thành công.

Option 2: Không bật Auto Confirm Appointment

Nếu không tick: Auto Confirm Appointment

Hệ thống sẽ không tự động xác nhận lịch hẹn.

Quy trình:

1. Khách hoàn tất đặt lịch Online.

1. Hệ thống gửi thông báo có Appointment mới trên POS.

1. Owner/Receptionist truy cập giao diện Appointment.

1. Kiểm tra thông tin lịch hẹn.

1. Click Confirm để xác nhận.

Sau khi click Confirm:

→ Hệ thống gửi SMS Confirm đến khách hàng.

Result: SMS Confirm chỉ được gửi sau khi tiệm kiểm tra và xác nhận lịch hẹn.

Phần 3: Kiểm tra chức năng SMS Confirm Booking

Sau khi hoàn tất thiết lập Appointment trong Setup:

1. Thoát giao diện Setup bằng nút X.

1. Quay lại:
   • Simple View
   • Hoặc Expert View.

1. Thực hiện một Booking Online test.
2. Kiểm tra SMS Confirm được gửi đến số điện thoại khách hàng.

Result: Hệ thống gửi SMS Confirm Booking theo đúng thiết lập:

• Tự động gửi ngay sau khi đặt lịch (Auto Confirm Appointment).
• Hoặc gửi sau khi tiệm xác nhận thủ công.

Important Notes ⚠️

• Send Appointment Confirmation phải được bật để hệ thống gửi SMS Confirm Booking.
• Auto Confirm Appointment quyết định cách xác nhận lịch hẹn:
  • Tick → Tự động Confirm và gửi SMS ngay sau khi khách book Online.
  • Untick → Cần Owner/Receptionist kiểm tra và click Confirm trước khi gửi SMS.
• Nếu khách không nhận được SMS:
  • Kiểm tra số điện thoại khách nhập khi Booking.
  • Kiểm tra SMS Balance.
  • Kiểm tra Send Appointment Confirmation đã được bật chưa.
• Khi test chức năng, nên sử dụng số điện thoại test để tránh gửi SMS không mong muốn đến khách thật.

Troubleshooting