Bài này hướng dẫn Owner hoặc Receptionist thiết lập số điện thoại nhận SMS thông báo khi khách hàng gửi Bad Review thông qua Feedback Link của ABC POS.
Sau khi thiết lập, khi khách chọn mức đánh giá Unhappy, hệ thống sẽ tự động gửi SMS cảnh báo đến các số điện thoại đã đăng ký.
Hệ thống cho phép thiết lập tối đa 5 số điện thoại nhận thông báo.
Before You Begin
Anh/chị cần:
- Có Owner/Manager Passcode để truy cập Setup.
- Chức năng Send Feedback đã được bật trong tab Feedback.
- Tiệm còn đủ SMS Balance để gửi SMS kiểm tra.
- Chuẩn bị số điện thoại muốn nhận thông báo Bad Review.
Phần 1: Thiết lập số điện thoại nhận Bad Review SMS
Bước 1: Truy cập Feedback trong Setup
Tại màn hình Simple View hoặc Expert View:
- Chọn Menu Bar.
- Chọn Setup.
- Nhập Owner hoặc Manager Passcode.
- Chọn tab Feedback.
Result: Hệ thống hiển thị các tùy chọn liên quan đến Customer Feedback và SMS Notify Bad Review.
Bước 2: Kiểm tra Send Feedback
Trong tab Feedback:
- Kiểm tra tùy chọn Send Feedback.
- Đảm bảo một trong hai tùy chọn sau đã được tick:
- Send Feedback After Checkin: Gửi Feedback Link cho khách sau khi Check In.
- Send Feedback After Checkout: Gửi Feedback Link cho khách sau khi hoàn tất thanh toán.
Send Feedback là chức năng gửi đường link Feedback đến khách hàng để khách có thể đánh giá trải nghiệm sau khi sử dụng dịch vụ.
⚠️ Lưu ý:
Nếu Send Feedback chưa được bật, khách sẽ không nhận được Feedback Link và không thể thực hiện kiểm tra Bad Review Notify đã hoạt động hay chưa.
Bước 3: Thêm số điện thoại nhận thông báo Bad Review
Tại tùy chọn:
SMS Notify Bad Review
- Click dấu + bên cạnh SMS Notify Bad Review.
- Nhập số điện thoại muốn nhận thông báo.
- Có thể thêm tối đa 5 số điện thoại.
- Kiểm tra lại các số điện thoại đã nhập.
Result: Các số điện thoại được thêm vào danh sách nhận SMS khi tiệm có Bad Review.
Phần 2: Kiểm tra chức năng Bad Review SMS
Sau khi thiết lập số điện thoại nhận thông báo, cần thực hiện một giao dịch test để đảm bảo chức năng hoạt động chính xác.
Bước 1: Thoát Setup
- Click X để đóng giao diện Setup.
- Quay lại:
- Simple View
- Hoặc Expert View.
Result: Thiết lập SMS Notify Bad Review đã được lưu và sẵn sàng để kiểm tra.
Bước 2: Check In thử một số phone và hoàn tất thanh toán để kiểm tra
Để kiểm tra chức năng:
- Check In một khách hàng bằng một số điện thoại test để nhận Feedback Link.
- Tạo Ticket cho khách.
- Add Service.
- Hoàn tất thanh toán cho Ticket.
[SCREENSHOT: Check In và hoàn tất Ticket test]
Result:
Giao dịch test được hoàn tất và hệ thống gửi Feedback Link đến khách hàng theo thiết lập Send Feedback.
Phần 3: Gửi Bad Review để kiểm tra
Bước 1: Mở Feedback Link
- Mở Feedback Link mà khách hàng nhận được.
- Thực hiện đánh giá trải nghiệm.
Bước 2: Chọn Unhappy
Tại giao diện Feedback:
- Chọn Unhappy để mô phỏng trường hợp khách không hài lòng.
- Hoàn tất việc gửi Feedback.
Result:
Hệ thống xác định đây là Bad Review và tự động gửi SMS thông báo đến các số điện thoại đã được thiết lập trong SMS Notify Bad Review.
Phần 4: Kiểm tra SMS nhận được
Kiểm tra điện thoại đã được thiết lập trong SMS Notify Bad Review.
SMS cảnh báo sẽ có nội dung tương tự:
Bad Review (zipcode 63031): (Staff Askin#95) bad. Mac (559) 314-6789 Reply STOP to Optout
Thông tin SMS có thể bao gồm:
- Zipcode của tiệm.
- Thông tin Staff liên quan đến Feedback.
- Thông tin khách hàng.
- Nội dung cảnh báo Bad Review.
- Tùy chọn Reply STOP to Optout.
Result:
Số điện thoại đã đăng ký nhận được SMS cảnh báo ngay sau khi khách gửi Unhappy Feedback.
Important Notes ⚠️
- SMS Notify Bad Review cho phép thiết lập tối đa 5 số điện thoại.
- Các số điện thoại được thiết lập sẽ nhận SMS khi khách gửi Bad Review.
- Đảm bảo Send Feedback đã được bật trước khi kiểm tra chức năng.
- Tiệm cần có đủ SMS Balance để hệ thống gửi SMS.
- Khi test, nên sử dụng số điện thoại test để tránh tạo Feedback không mong muốn cho khách thật.
- Chức năng này chỉ gửi thông báo khi khách gửi Feedback thuộc trường hợp Bad Review / Unhappy.
- Sau khi thay đổi thiết lập, nên thực hiện một giao dịch test để xác nhận SMS được gửi thành công.
Troubleshooting
| Vấn đề | Cách xử lý |
| Không thấy SMS Notify Bad Review | Kiểm tra đã vào đúng Setup → Feedback chưa |
| Không thêm được số điện thoại | Kiểm tra đã đạt giới hạn tối đa 5 số điện thoại chưa |
| Khách không nhận được Feedback Link | Kiểm tra Send Feedback đã được tick chưa |
| Không nhận được SMS Bad Review | Kiểm tra số điện thoại nhận thông báo và SMS Balance |
| Khách chọn Unhappy nhưng không có SMS | Kiểm tra Feedback đã được gửi thành công và số điện thoại nhận thông báo đã được thiết lập đúng |
| Chỉ một số điện thoại nhận được SMS | Kiểm tra lại danh sách các số điện thoại trong SMS Notify Bad Review |